A continuación vamos a detallar las características de las facturas que nos deben de remitir, para que sean deducibles como gastos en su contabilidad; de lo contrario, no serán utilizadas, ya que NO SON VÁLIDOS COMO GASTOS ANTE LA AGENCIA TRIBUTARIA:
1.- Los vales o ticket no son válidos para contabilidad, solamente facturas o factura simplificada, con numeración correlativa. Ejemplos habituales:
- Vale de combustible.
- Ticket de combustible.
- Ticket de parking.
- Recarga de teléfono.
- Tiras de Ticket estilo Mercadona.
- Factura comprobante.
1.1.- En relación al combustible y a los gastos de parking, las empresas que no tengan en su activo un vehículo o maquinaria afectos a la actividad, no podrán deducírselo como tal; si se podrá deducir de la maquinaria o vehículo en alquiler.
1.2. – En relación a las facturas simplificadas estilo Mercadona (Alteza, Hiperdino, Alcampo, Lidl) sí son gastos aplicables al resultado contable, pero no se puede deducir el IGIC soportado en estas facturas.
Para que el IGIC pueda ser deducido, es necesario que las facturas de estas superficies, sean emitidas a nombre de la empresa en cuestión; en el caso de Mercadona, la factura se ha de solicitar específicamente como compra de empresa.
2.- Las facturas de comidas en Bares y Restaurantes, tiene que especificar obligatoriamente los comensales y motivos por los cuales se realiza el gasto (visita a clientes, traslados del centro habitual de trabajo y motivo).
No incluye las comidas diarias de los propietarios o administradores, las cuales habría que incluir en nómina como salario en especies, cuando estas comidas son realizadas con representantes o propietarios de otras empresas hay que especificarlo y exponer los motivos de la misma (venta o compra posterior o anterior) detrás de la factura o adjunto a ella.
3.- Las facturas legales, tanto compras como ventas, deben de contener los siguientes datos: nombre o razón social, NIF o CIF, dirección, código postal, población y provincia, número de factura y fecha; y todas deberán ser originales.
Deben de venir especificada la fecha y el número de factura, ya que la falta de alguno de estos datos, implica la no deducibilidad del gasto.
Un ejemplo, son las compras de existencias, donde no se emite la factura a nombre de la empresa, si no textos como “clientes contado” o “ventas mostrador”. Cuando suceda esto, tampoco es un gasto deducible, ya que no especifica los datos informados en el punto 3.
Hay que especificar en la factura el nombre o razón social oficial ante la Agencia Tributaria, ya que en muchas ocasiones viene el nombre comercial de la empresa, lo que implica que ese gasto tampoco será deducible.
4.- Los albaranes, tiras y comprobantes de Correos no son válidos, hay que pedir factura específica.
Cualquier duda al respecto de la deducibilidad de los gastos de su empresa, ruego se ponga en contacto con el departamento contable.
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